Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

Laatimispäivä: 25.5.2018

  1. Rekisterinpitäjä
    • Suomen Koratrengas ry
    • Pääskyvuorenkatu 27, 20540 Turku
    • puhelin 044 525 0708, [email protected]
  2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
    • Maija Jämsén, sihteeri
    • Hämeentie 107 B 58, 00560 Helsinki
    • puhelin 040 532 5399, sähköposti [email protected]
  3. Rekisterin nimi: Jäsenrekisteri
  4. Henkilötietojen käsittelyntarkoitus
    • Jäsenasioiden hoitaminen, mm.
      • jäsenmaksun laskutus ja mahdollinen perintä
      • tunnusten ylläpito kotisivuja varten
      • jäsenlehden postitus
      • jäsentiedotteiden lähettäminen postitse tai sähköpostilla
      • tapahtumakutsujen lähettäminen
    • Kissojen omistaja- ja kasvattajatiedon tallennus seuraavissa yhteyksissä:
      • Vuoden Korat-kilpailu
      • kissojen näyttelytulosten listaus ja käsittely
      • kissojen terveystietokyselyn vastausten säilytys ja käsittely
      • kissojen DNA-näytteiden säilytys ja käsittely
    • Omistajan ja/tai kasvattajan nimen ja yhteystietojen ylläpito ainakin seuraavia varten:
      • Pentueet-, Tuontikissat- ja Kasvattajat-listojen ylläpito
      • Pentuvälityksen ylläpito
      • Siitosurokset-listan ylläpito
  5. Rekisterintietosisältö
    • Yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, sähköpostikielto
    • Jäsenyystiedot: liittymispäivä, jäsenlaji, maksutiedot
    • Korvalehden postitustieto (kyllä/ei)
    • Laskutus- ja perintätiedot
    • Kasvattajanimi ja syntyneet pentueet
    • Tuontikissat
    • Siitosurokset
    • Luottamustoimet ja huomionosoitukset
    • Tapahtumailmoittautumiset (esim. esittelynäyttelyt, kesätapaamiset)
  6. Säännönmukaiset tietolähteet
    • Perustiedot jäsenestä saadaan jäsenanomuskaavakkeesta, jonka perusteella jäsen lisätään jäsenrekisteriin hallituksen hyväksynnän jälkeen. Anomuskaavakkeet arkistoidaan ilman määräaikaa.
    • Jäsenrekisterin tietojen päivityksestä vastaavat henkilöjäsenet itsenäisesti yhdistyksen kotisivujen kautta (omat tunnukset) tai yhdistyksen toimihenkilöiden avustuksella esimerkiksi ilmoittamalla päivitystä vaativista tiedoista jäsenrekisterinhoitajalle.
    • Syntyneiden pentueiden, tuontikissojen ja siitoskissojen tiedot ml. kasvattaja ja/tai omistaja merkitään ja päivitetään kasvattajien ja kissanomistajien ilmoitusten perusteella.
    • Kissaliiton julkisesta OmaKissasta poimitaan kissojen näyttelytulokset Vuoden Korat-kilpailua varten. Osa tuloksista saadaa suoraan jäseniltä.
  7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
    • Yhdistyksen tiedotuslehti Korvalehti postitetaan jäsenille rekisterin osoitetietojen perusteella.
    • Yhdistyksen hallituksen jäsenillä ja toimihenkilöillä on pääsy jäsenten tietoihin ja yhdistys käyttää näitä tietoja mm. omaan tiedotukseensa.
  8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
    • Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
  9. Rekisterinsuojauksen periaatteet
    • Käyttäjätunnukset: Yhdistyksen kotisivujen jäsenosion käyttäjätunnuksia käytetään jäsenasioiden hoitoon, esittelynäyttelyihin ym. tapahtumiin ilmoittautumiseen, pentueiden/kissojen tietojen ilmoittamiseen sekä kotisivujen tietojen ylläpitoon. Kotisivujen ylläpito (pääkäyttäjä, jolla kaikki käyttöoikeudet) luo käyttäjätunnukset jäsenille ja myöntää käyttäjätunnukselle tarkoituksen mukaiset käyttöoikeudet. Käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaisia, niillä on voimassaoloaika ja käyttäjiä velvoitetaan käyttämään tietoturvallista salasanaa. Jäsenkäyttäjien käyttäjätunnus on heidän oma sähköpostiosoitteensa. Jäsenkäyttäjällä on pääsy vain omiin tietoihinsa.
    • Manuaalinen: Rekisteriin liittyvä kirjallinen aineisto (esimerkiksi jäsenanomuslomakkeet) säilytetään jäsenrekisterinhoitajan tai yhdistyksen arkistonhoitajan kotona lukitussa tilassa, johon on pääsy vain asianomaisilla henkilöillä.
    • ATK:lla käsiteltävät tiedot: ATK:lle talletetut tiedot säilytetään yhdistyksen jäsenrekisterinhoitajan ja puheenjohtajan henkilökohtaisilla tietokoneilla salasanalla suojattuina sekä kotisivujen toimittajan suojatulla palvelimella. Käyttöoikeus tietoihin on vain yhdistyksen hallituksella, toimihenkilöillä ja muilla hallituksen erikseen valtuuttamilla henkilöillä. Kaikista rekisteritiedoista otetaan säännöllisin aikavälein varmuuskopiot, joita säilytetään kotisivujen toimittajan suojatulla palvelimella sekä rahastonhoitajan henkilökohtaisella tietokoneella.
  10. Tarkastusoikeus
    • Jokaisella jäsenellä on oikeus tarkastaa jäsenrekisteriin talletetut tietonsa. Vapaamuotoinen tarkastuspyyntö tulee osoittaa yhdistyksen jäsenrekisterinhoitajalle. Yhdistys ilmoittaa kirjallisesti (postitse tai sähköpostitse) jäsenrekisteriin talletetut tiedot 1 kuukauden sisällä pyynnöstä.
  11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
    • Jokaisella on oikeus vaatia rekisteriin merkityn tiedon korjaamista. Korjausvaatimus on esitettävä yksilöidysti ja kirjallisesti yhdistyksen jäsenrekisterinhoitajalle. Yhdistys korjaa virheen mahdollisimman pian, viimeistään 1 kuukauden kuluessa.
  12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
    • Yhdistys ei luovuta jäsenrekisterin tietoja kolmansille osapuolille.